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合同管理整改措施

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关于合同风险评估、防范工作整改意见

一、合同管理方面

【问题1】合同原件散见于各个部门。

隐患:合同原件易丢失,不利于合同部门对合同的整体管理。

建议:合同原件应该由合同管理部门统一管理,除满足财务部门需要外,合同管理部门应保存完备的合同原件,其他部门需要备份合同,可以使用复印件。

【问题2】合同相关资料存放散乱,如:合同主体资信调查资料、授权委托资料、设备材料领用资料、合同结算资料与合同文本存放散乱。

隐患:合同资料易于丢失,不利于对整个合同的履约情况进行掌控。

建议:将合同主体资信调查资料、授权委托资料、设备材料领用资料(特别指工程劳务承包公司的月领用汇总表)、合同结算资料(特别指工程劳务承包公司的月结算资料与最终结算资料)与合同原件存放在一起,除满足财务部门需要外,统一由合同管理部门备存。

【问题3】合同台账登记不全。

隐患:不利于合同分类、履约管理,不利于项目领导掌控合同的履约情况。

建议:将合同按工程劳务承包、材料、设备、临建、临时用地分类管理,建立合同台账,标明履约情况。具体表格可以参照集团公司豫工集法[2020]75号附件1《合同签订、履约情况统计表》。

二、合同签订规范方面

【问题1】合同主体(合同前置的甲乙方)与合同签章主体(合同后置的甲乙方)不符。

隐患:因合同主体不明,导致合同无效,败诉风险较大。

建议:合同主体应以合同签章主体为准,严格一致,一字不差,更不能将合同主体的名字缩写。

【问题2】合同文本中表格有空项。

隐患:存在合同相对方为了谋取不正当利益随意添加合同内容的风险,导致合同纠纷。

建议:将合同文本中表格的空项抹去或添加文字,作到无空项。

【问题3】合同文本无页码。

隐患:存在合同相对方为了谋取不正当利益整页更改合同内容的风险,导致合同纠纷。

建议:在合同文本底端添加第 页 共 页字样,并且有甲方(法人代表或授权代理人)签字: 乙方甲方(法人代表或授权代理人)签字:字样。

三、合同履约方面

【问题1】与自然人或个体工商户签订工程劳务承包合同。

隐患:自然人或个体工商户不能以工程劳务承包队伍这种组织的名义对外独立承担民事责任,所以与自然人或个体工商户签订的工程劳务承包合同属无效合同,法律不予保护。而在实际审判中,相关司法解释又保护工程法人(如我们集团公司)与自然人或个体工商户之间的事实劳务合同,即自然人或个体工商户组织的劳务队伍干多少工程,工程法人应支付多少工程款,这种工程劳务承包合同对有资质的工程法人极为不利。工程法人不但要对自然人或个体工商户所施工的工程质量负责,还要对其纠纷(其组织内部的人员伤亡赔付纠纷、与当地的经济纠纷)承担责任,因此工程法人与自然人或个体工商户签订的工程劳务承包合同风险极大,不可控制。其次,违背了集团公司豫工集法[2020]117号文的禁止性规定。

建议:严禁与自然人、个体工商户以及非法人组织签订工程劳务承包合同。考虑到施工实际情况和各种错综复杂的社会关系,若不得已将工程劳务承包给自然人或个体工商户应让他们挂靠到有法人资格和相应施工资质的施工单位。

【问题2】合同相对方委托授权内容不明,授权委托书出现我公司委托某某处理相关的一切事宜。

隐患:授权委托书授权权限不明,容易产生合同纠纷,合同履约风险较大。

建议:授权委托书授权权限应清晰明了,如授权签订合同、施工现场管理、办理结算,办理领款,办理领用材料设备等。在合同履行中,一定清楚协作队伍现场负责人的代理权限,哪些事情是其能签字的,哪些事情是其不能签字的,要求他根据其代理权限签字。

【问题3】合同相对方委托代理人转委托。

隐患:委托代理人转委托除非是紧急情况且为了委托人的利益,一般情况下,委托人对转委托形成的民事责任是不承担责任的,除非委托人事后追认。转委托很容易产生合同履约风险,且不可控制。

建议:禁止出现转委托。

【问题4】材料设备领用单据上领用单位与合同相对方名字不符。

隐患:容易出现被领用的材料设备无人认账,产生合同纠纷,败诉风险较大。

建议:材料设备领用单据上领用单位一定要与合同相对方的名字严格一致,一字不差,更不能将合同相对方的名字缩写。对于已经发生的,且无法更改的领料单据,补救措施为:将领料单据按日期、签字人员汇总成表,催促相应合同相对方签章确认。要求:每月工程结算时间,将合同相对方当月领用的材料设备根据领料单据汇总成表,经合同相对方签章确认后与工程量结算单据一同附入合同原件之后,统一保存。

【问题5】月工程量结算单据无合同相对方签章确认。

隐患:易出现因合同相对方授权不明产生纠纷。

建议:除合同向对方委托代理人签字外,合同相对方还应签章确认。